Les approvisionnements en ressources externes, une catégorie difficile à piloter sans un outil adapté
Les approvisionnements en services professionnels sont une catégorie bien à part : on n’achète pas les services d’un expert des technologies de l’information ou d’un consultant en stratégie comme on achèterait des matières premières ou des fournitures de bureau par exemple.
De plus, le marché est caractérisé par une forte pénurie des compétences. Cela complexifie le sourcing et implique des enjeux de fidélisation ou de marque employeur, des enjeux totalement inexistants dans d’autres catégories d’achats.
Enfin, les processus d’approvisionnements de services professionnels impliquent un fort aspect humain, puisqu’ils concernent des approvisionnements de savoir-faire et d’expertise. D’où des problématiques bien particulières en matière de relations fournisseurs et d’évaluation du rendement.
Résultat : les solutions d’approvisionnement généralistes ne répondent pas à tous ces enjeux caractéristiques des ressources externes. Les fonctionnalités conçues pour gérer des approvisionnements plus classiques ne répondent pas aux besoins liés à ces approvisionnements immatériels. D’où la nécessité, pour les compagnies qui font d’importantes dépenses en ressources externes de recourir à un outil dédié.
Qu’est-ce qu’un Vendor Management System ?
Le VMS, un outil de gestion des approvisionnements en ressources externes
Un Vendor Management System est une solution logicielle d’approvisionnement spécialisée dans les services-conseil, qui permet à une compagnie de gérer tous ses besoins en main-d’œuvre externalisée comme les pigistes ou les firmes de services-conseil.
Un VMS prend généralement la forme d’un logiciel SaaS, avec un système d’abonnement. Il peut être intégrable au système d’information d’entreprise, et synchronisé avec des applications internes comme les ERP.
Quelles sont les fonctionnalités d’un Vendor Management System ?
Chaque VMS a des fonctionnalités différentes mais généralement, un tel outil permet de numériser l’ensemble du processus Source-To-Pay :
- Le sourcing, avec la possibilité de publier des requêtes, de gérer les candidatures et de sélectionner les meilleures firmes.
- La gestion des contrats, avec une centralisation de tous les documents juridiques des firmes.
- Le suivi des mandats avec l’intégration d’un système de feuilles de temps pour permettre leur suivi.
- Le compte-rendu et le suivi du rendement, grâce à des indicateurs ciblés et à l’accès à des tableaux de bord personnalisés.
Les avantages d’un Vendor Management System
Une centralisation de toutes les informations
Un VMS simplifie l’accès à tout type d’information lié aux approvisionnements de ressources externes : données des firmes, documents juridiques, feuilles de temps, indicateurs clés… Il prend la forme d’un tableau de bord et permet aux équipes en charges de l’approvisionnement de gagner en visibilité pour jouer un rôle de chef d’orchestre.
Un gain de temps et d’efficacité sur les processus d’approvisionnement
Un VMS permet d’automatiser une multitude de tâches laborieuses, comme les échanges avec les firmes-conseil, la négociation, la centralisation des propositions et le choix des meilleures expertises, la gestion de demandes de validation, l’envoi de contrats et le calcul des indicateurs de performance. De quoi gagner un temps considérable, améliorer les échanges entre firmes, les approvisionnements, les opérationnels et finance et ainsi améliorer la productivité de toutes ces parties prenantes.
Des panels de partenaires plus performants
Un VMS est une solution très utile pour rationaliser et dynamiser ses panels de firmes. En effet, grâce à un tel outil, il est plus facile de suivre le rendement de ses partenaires pour dynamiser les référencements. Il est aussi plus simple de comparer différentes réponses à un appel d’offres. Les échanges peuvent par ailleurs être améliorés grâce à des systèmes de messagerie intégrés.
Un meilleur contrôle des budgets et une réduction des coûts
Un VMS permet de gagner en visibilité sur les dépenses, mais aussi de les optimiser. Il peut par exemple offrir la possibilité de définir des grilles tarifaires et de négocier avec les partenaires par un module dédié, ce qui permet à la compagnie de faire des économies.
Un compte-rendu plus fiable
Un VMS centralise toutes les informations et facilite l’accès à la donnée en permettant de suivre des indicateurs précis comme la qualité des mandats ou l’évolution des tarifs des partenaires. La possibilité de consulter ces indicateurs sous forme de tableau de bord ou par des modules de visualisation de données permet de passer du simple suivi au pilotage et de prendre des décisions avisées.
Gain de temps, gains financiers, réduction du risque d’erreurs, échanges améliorés, un système de gestion des consultants est donc finalement un outil qui offre de nombreux avantages pour les compagnies dans la gestion de leurs approvisionnements en services externes. C’est un outil qui permet aux équipes de se concentrer sur le volet stratégique, d’apporter plus de valeur ajoutée aux opérationnels et de jouer un véritable rôle de partenaires d’affaires.
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