Phase 1 : Introduction à la numérisation
Pour se lancer dans la numérisation de ses achats de services professionnels, la première étape consiste à envisager la mise en place d’un système de gestion des consultants. Cet outil favorise une gestion plus structurée et centralisée des achats de services professionnels.
Cependant, cette introduction à la numérisation révèle rapidement des limites. Bien qu’efficace pour les achats de services professionnels, le système de gestion des consultants agit souvent en silo. En effet, sans interfaçage, il ne communique pas efficacement avec les autres systèmes d’information interne tels que la Planification des Ressources de l’Entreprise (PRE) ou le module d’approvisionnement en ligne, ce qui ne manque pas d’engendrer une plus grande part administrative, ajoutant des tâches manuelles supplémentaires. En bref, un système de gestion des consultants sans interface est un bon début, mais reste une option facilement améliorable.
Phase 2 : La mise en œuvre complète et ses défis
La compagnie franchit un pas supplémentaire en mettant en place une solution d’achats de services professionnels plus sophistiquée et complète. Cette solution tout-en-un promet de gérer l’intégralité du processus Source-to-Pay, offrant une visibilité accrue et libérant du temps pour des tâches à forte valeur ajoutée.
Toutefois, cette avancée n’est pas sans obstacle. L’autonomie du système de gestion des consultants peut générer des frictions internes, nécessitant parfois des actions en double. La non-intégration avec les systèmes d’information internes implique ainsi une conciliation difficile des données pour les acheteurs, bien qu’elle représente une avancée.
Phase 3 : Intégration au système d’information d’entreprise
Pour surmonter ces défis, la compagnie se tourne vers l’intégration. Il s’agit ici de connecter le système de gestion des consultants au système d’information global d’entreprise. Pour y parvenir, on a recours à des interfaces de programmation d’applications (API), des interfaces permettant à des applications de communiquer entre elles. L’objectif est d’assurer une synchronisation automatique des données entre les différents systèmes.
Une fois cette intégration réalisée, le prescripteur des technologies d’information recherchant une compétence effectue tout son processus de sélection et de suivi directement sur le système de gestion des consultants. Il n’a ainsi plus besoin d’utiliser le module d’approvisionnement en ligne, dont il se servait auparavant manuellement, pour générer une demande d’achat ou obtenir son bon de commande. Tout est complété automatiquement de manière transparente.
L’intégration entre une solution d’un système de gestion des consultants et un outil d’approvisionnement en ligne facilite la gestion des achats de services professionnels de différentes manières. Par exemple, l’interfaçage limite les erreurs qui peuvent être réalisées lors de l’harmonisation des données d’un outil à l’autre. Il permet également de fixer des objectifs
Pour aller encore plus loin, LittleBig Connection dispose d’API ouvertes et des équipes techniques dédiées afin d’envisager tout type d’intégration assurant un système d’information uniformisé. Cela permet notamment :
– L’automatisation des demandes d’achats de services professionnels et de la récupération de bon de commande directement dans LittleBig Rise (PR/PO)
– La synchronisation des comptes-rendus d’activités (CRA) avec d’autres outils de feuille de temps
– L’alimentation en temps réel des solutions de visualisation de données du client (type Power BI, Tableau…) avec la donnée récoltée par LittleBig Connection.
Phase 4 : Vers l’avènement de la gestion globale des effectifs?
La dernière étape de cette évolution numérique serait l’adoption de la vision globale de gestion globale des effectifs, cette méthode de travail flexible et agile priorisant les compétences aux statuts. D’un point de vue technique, suivre cette approche aboutirait à la fusion du système de gestion des consultants et du Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) pour une gestion holistique de la main-d’œuvre, au profit de la compétence plutôt que du contrat. Si cette phase est réalisée, elle représente un changement majeur dans la gestion des ressources humaines et des achats, positionnant la compagnie pour une optimisation maximale de ses opérations.
En conclusion, la mise en œuvre progressive d’une solution d’achats de services professionnels illustre l’évolution constante des pratiques commerciales. Chaque phase de cette transition numérique apporte son lot de défis et d’occasions. Les compagnies doivent naviguer avec agilité, en tirant parti des avancées technologiques pour optimiser leurs processus et rester compétitives sur le marché en constante évolution. Si vous souhaitez vous lancer dans l’optimisation de vos achats de services professionnels, n’hésitez pas à faire appel à LittleBig Connection, spécialiste du sujet.
