#1 Visibilité et transparence
Le rôle du VMS est de fournir une vue d’ensemble claire de vos ressources externes. La première chose à prendre en considération est donc que le VMS couvre l’intégralité du cycle achat (sourcing, contractualisation, suivi de missions, facturation, renouvellement de missions).
Par ailleurs, les acheteurs valorisent la capacité de certains VMS à créer des dashboards dynamiques qui se mettent à jour en temps réels : cela leur permet d’avoir une alternative efficace à leurs calculs d’indicateurs Excel. Ces indicateurs sont particulièrement intéressants pour négocier les accords-cadres mais également pour challenger un panel de fournisseurs référencés. Enfin, le VMS doit permettre de savoir quel prestataire travaille pour l’entreprise, ainsi que la nature de la mission et le coût associé.
En bref, assurez-vous de faire de la transparence un critère primordial dans le choix de votre solution.
#2 Intégration et compatibilité
Un VMS idéal est un VMS qui s’intègre aisément aux systèmes existants. Il est en effet crucial que cette solution puisse converger avec les outils informatiques pour créer un écosystème technologique harmonieux qui soutienne tous vos les processus.
La compatibilité est d’autant plus importante que pour les opérationnels d’une entreprise, un outil VMS peut apparaître comme un énième outil risquant de complexifier leur quotidien. Or, un VMS pertinent est tout le contraire : s’il s’interface avec un outil d’E-procurement ainsi qu’un ERP, il met fin à la double-saisie et optimise les achats de prestations intellectuelles.
#3 Simplification des processus
Un bon VMS doit standardiser et simplifier les processus d’acquisition et de gestion des prestataires. En cherchant une solution qui harmonise les procédures tout en s’adaptant aux spécificités de l’organisation, on minimise les erreurs et accélère les opérations, rendant l’entreprise plus agile et réactive.
Plus encore, certains VMS proposent des systèmes de validation sur-mesure qui s’adaptent aux processus d’achat et aux différentes entités.
#4 Ergonomie de la solution
L’interface utilisateur d’un VMS doit être intuitive et accessible. Et pour cause : une navigation facile encourage l’utilisation optimale de la plateforme par les équipes, réduisant le temps et les coûts liés à la formation.
L’intuitivité d’un VMS joue donc un rôle majeur dans l’adoption de l’outil par les équipes internes. Certains de nos clients actuels ont d’ailleurs choisi notre solution suite à une non-adoption totale de leur précédent VMS auprès de leurs équipes opérationnelles, principalement pour des questions d’UX.
#5 Support et réactivité
Un support technique réactif et compétent est indispensable. En cas de problème technique ou opérationnel, la disponibilité et l’efficacité du service client représentent des garanties essentielles pour la continuité de vos opérations. Ce qui ne manque pas de jouer un rôle majeur dans le bon déploiement d’un VMS.
#6 Protection légale
Certains VMS ont été pensés pour s’adapter au droit du travail français et en particulier aux spécificités du marché de la P2i. Pour se prémunir des délits de marchandage tout au long du cycle d’achat, il est donc utile de choisir un VMS qui prend en compte cette problématique.
#Bonus : Le choix d’un partenaire, pas seulement un prestataire
Au-delà des fonctionnalités, choisir un VMS, c’est choisir un partenaire d’affaires à long terme. Votre fournisseur doit partager votre vision et s’engager à innover et à évoluer avec vous.
C’est pourquoi notre solution VMS, Rise, n’est pas seulement un outil technologique, c’est aussi une plateforme conçue pour établir et renforcer des partenariats fructueux avec une multitude de talents externes.
LittleBig Connection a créé Rise pour vous connecter avec plus de 400,000 experts mondiaux et pour simplifier vos processus d’achat grâce à une digitalisation complète. Le déploiement réussi de Rise dans plus de 70 sites est un témoignage vivant de la valeur que nous apportons à nos clients. Découvrez Rise et débloquez le plein potentiel de vos collaborations externes.
