1 – En amont de la mission
Cadre administratif
Pour que votre freelance commence sa mission du bon pied, il faut vous assurer que le cadre juridique soit déjà bien mis en place. Vérifier que toutes les formalités administratives ont bien été remplies et que le bon de commande a été traité vous évitera ainsi de mauvaises surprises. Mieux vaut s’occuper de cela en avance plutôt qu’au cours de la mission, lorsque vous et votre freelance serez occupés.
Onboarding
Un onboarding réussi passe aussi par la question du matériel. Par exemple, si la mission s’effectue en régie, pensez à commander le plus tôt possible le matériel pour assurer la livraison en temps et en heure ou, a minima, une solution de rechange si les délais de livraison sont trop importants. Même chose pour les nécessités du quotidien, comme le badge qui permet l’accès aux bâtiments ou même le bureau. Aucun détail ne doit être oublié pour que le consultant se sente immédiatement bien accueilli. Si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez aussi prévoir un welcome pack. Habituellement dédié aux employés, il lui montrera à que vous le considérez pleinement comme un membre de votre équipe, au même titre que les talents internes .
Autre conseil : passez en revue votre agenda pour évaluer si vous avez bien suffisamment de plages horaires libres à consacrer à votre consultant . Un onboarding est un moment où l’on assimile beaucoup de choses et où viennent à l’esprit de nombreuses questions. Vous devez donc absolument vous montrer disponible pour répondre à toutes les demandes de votre
Rappel pratique
Enfin, si la mission est en régie, n’hésitez pas à envoyer un email à votre freelance quelques jours avant son démarrage pour lui rappeler l’heure et le lieu de rendez-vous de son premier jour. Vous pouvez aussi en profiter pour lui repréciser les enjeux de la mission, son contexte et les livrables attendus. S’il découvre l’entreprise, une présentation de l’organisation et de la culture lui permettra d’arriver plus en confiance, car bien informé.
2 – Au démarrage de la mission
Organisation de travail
Le Jour-J est arrivé ! Votre indépendant démarre sa mission. Dès son arrivée, posez les bases de votre organisation en prenant bien en compte ses attentes. Certains préfèreront un point hebdomadaire pour faire part de leurs besoins et écouter vos demandes ; d’autres seront plus enclins à se voir deux fois par semaine ou seulement deux fois par mois… A vous de proportionner les réunions de suivi selon les taches demandées, son agenda et le vôtre.
Point de suivi
Quel que soit le choix pour lequel vous optez ensemble, fixez au moins un point de suivi à la fin de la première semaine et du premier mois. Cela vous permettra, d’une part, de recueillir son feedback et de rapidement rectifier le tir si besoin et, d’autre part, d’effectuer un bilan sur la période écoulée et de partager vos attentes pour les semaines à venir. Les entretiens suivants seront ensuite planifiés bimestriellement ou sur sollicitation.
Intégration
Bien entendu, un indépendant ne peut être traité stricto sensu comme un salarié du fait de son statut. Mais cela ne veut pas dire qu’il doit se sentir totalement en marge des employés. Lors de l’onboarding, réservez-lui des formations pour maîtriser les outils de l’entreprise, présentez-le aux autres collaborateurs, intégrez-le rapidement aux déjeuners d’équipes et aux afterworks… Et comme vous le ferez pour un nouvel arrivé interne, envoyez des invitations à ceux avec qui il sera amené à travailler afin qu’ils prennent le temps de se rencontrer et de fixer la manière dont ils vont travailler ensemble.
3 – Tout au long de la mission
Après le premier mois
Durant vos premiers rendez-vous hebdomadaires d’au moins de 30 minutes, vous avez pu faire le point sur les missions en cours, sur ce qui a été fait et sur ce qui peut être amélioré. Mais cette fois-ci, il est temps de passer à votre point mensuel avec votre freelance. Bloquez au moins 1 heure, le temps minimum nécessaire pour que chacun puisse s’exprimer. Le but de cet entretien est de repartir avec de la motivation grâce aux éléments positifs mis en lumière et aux axes d’amélioration clairement identifiés.
Valoriser le travail du consultant
Si après quelques mois vous êtes entièrement satisfait du travail de votre consultant, faites-lui savoir ! Au moment du renouvellement du bon de commande ou même en cours de mission, libre à vous d’augmenter son Taux Journalier Moyen (TJM), d’élargir son périmètre d’activité ou de renforcer ses responsabilités. Valoriser le travail de votre consultant et l’écouter régulièrement sur ses ressentis vous permettra de maximiser son engagement envers vous. Il est à rappeler que les consultants sont des profils exigeants, notamment sur le contenu de la mission, et que leur satisfaction, au même titre que la vôtre, produira une collaboration plus durable.
Anticiper la suite
Le terme de la mission approche à grand pas ? Donnez de la visibilité sur la suite, d’autant plus si vous vous projetez avec le consultant. Le plus tôt sera toujours le mieux pour ces profils tributaires des offres disponibles. Informer son consultant dès que possible lui permettra donc de prendre ses dispositions pour continuer sur le même projet.
Une mission réussie tient donc à plusieurs bons réflexes et une bonne organisation. Si vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté, LittleBig Connection propose un suivi tout au long de votre projet. Pour ce faire, LittleBig Connection met à disposition son excellence opérationnelle et joue au besoin un rôle médiateur efficace. Grâce aux Account Managers dédiés à chaque client, un interlocuteur est toujours présent pour répondre à vos questions et partager les bonnes pratiques de management.
