Les achats de prestations intellectuelles, une catégorie d’achats difficile à piloter sans un outil adapté
Les achats de prestations intellectuelles sont une catégorie d’achats bien à part : on n’achète pas les services d’un expert IT ou d’un consultant en stratégie comme on achèterait des matières premières ou des fournitures de bureau par exemple.
Tout d’abord parce qu’il existe un cadre légal bien spécifique, avec des risques juridiques importants, comme le délit de marchandage ou la requalification en contrat de travail. Mais aussi parce que le marché est caractérisé par une forte pénurie des compétences. Cela complexifie le sourcing et implique des enjeux de fidélisation ou de marque employeur, des enjeux totalement inexistants dans d’autres catégories d’achats.
Enfin, les achats de prestations intellectuelles impliquent un fort aspect humain, puisqu’ils concernent des achats de savoir-faire et d’expertise. D’où des problématiques bien particulières en matière de relations fournisseurs et d’évaluation de performance.
Résultat : les solutions d’achats généralistes ne répondent pas à tous ces enjeux caractéristiques des achats de prestations intellectuelles. Les fonctionnalités conçues pour gérer des achats plus “classiques” ne répondent pas aux besoins liés à ces achats immatériels. D’où la nécessité, pour les entreprises qui font d’importantes dépenses en achats de prestations intellectuelles, de recourir à un outil dédié.
Qu’est-ce qu’un VMS ?
Le VMS, outil de gestion des achats de prestations intellectuelles
Un VMS est une solution digitale d’achats spécialisée dans les prestations intellectuelles, qui permet à une entreprise de gérer tous ses besoins en main d’œuvre externalisée comme les freelances, les cabinets de conseil ou les ESN (entreprises de services du numérique). Un VMS prend généralement la forme d’un logiciel SaaS, avec un système d’abonnement. Il peut être intégrable au système d’information de l’entreprise, et synchronisé avec des applications internes
Quelles sont les fonctionnalités d’un VMS
Chaque VMS a des fonctionnalités différentes, mais généralement, un tel outil permet de digitaliser l’ensemble du processus source-to-pay :
- Le sourcing, avec la possibilité de publier des appels d’offres, de gérer les candidatures et de sélectionner les meilleurs fournisseurs
- La gestion des contrats, avec une centralisation de tous les documents juridiques des fournisseurs
- Le suivi des missions, avec l’intégration d’un système de Compte-Rendus d’Activité (CRA) ou Timesheets.
- Le paiement des prestataires, avec une centralisation des factures
- Le reporting et le suivi des performances, grâce au suivi de KPI ciblés et à l’accès à des tableaux de bord personnalisés.
Pour quels types d’entreprise un VMS est-il une solution adaptée ?
Un VMS est une solution adaptée pour les entreprises d’une certaine taille, qui enregistrent un volume conséquent d’achats de prestations intellectuelles. Elle leur permet en effet de gagner en agilité et en efficacité, en digitalisant une grande partie des process.
Pour des entreprises de petite taille ou qui ont des besoins restreints en matière d’achats de prestations, le besoin d’un outil dédié est moindre. La gestion peut généralement se faire avec des outils et des process très simples comme Excel ou les échanges d’emails.
Les avantages d’un VMS pour une entreprise
Une centralisation de toutes les informations
Un VMS simplifie l’accès à tout type d’information lié aux achats de prestations intellectuelles : données fournisseurs, documents juridiques, CRA, factures, indicateurs clefs… Il prend la forme d’un cockpit, et permet aux achats de gagner en visibilité pour jouer un rôle de chef d’orchestre.
Un gain de temps et d’efficacité sur les processus d’achats
Un VMS permet d’automatiser une multitude de petites tâches laborieuses, comme la gestion de demandes de validation, l’envoi de contrats, ou le paiement de factures fournisseurs. De quoi gagner un temps considérable, fluidifier les échanges entre fournisseurs, achats, métiers, et finance. De quoi améliorer la productivité de toutes ces parties prenantes.
Des panels de fournisseurs plus performants
Un VMS est une solution très utile pour rationaliser et dynamiser ses panels de fournisseurs. En effet, grâce à un tel outil, il est plus facile de suivre la performance de ses fournisseurs pour les challenger. Il est aussi plus simple de comparer différentes réponses à un appel d’offres. Les échanges peuvent par ailleurs être fluidifiés grâce à des systèmes de messagerie intégrés.
Un meilleur contrôle des budgets et une réduction des coûts
Un VMS permet de gagner en visibilité sur les dépenses, mais aussi de les optimiser. Il peut par exemple offrir la possibilité de définir des grilles tarifaires, et de négocier avec les fournisseurs via un module dédié. Ce qui permet à l’entreprise de faire des économies.
Un reporting plus fiable
Un VMS centralise toutes les informations, et facilite l’accès à la donnée, en permettant de suivre des KPI spécifiques, comme l’évolution des tarifs. La possibilité de pouvoir consulter ces KPI, sous forme de dashboard ou via des modules de data visualisation, permet réellement de passer du simple suivi au pilotage, et de prendre des décisions avisées.
Gain de temps, gains financiers, réduction du risque d’erreurs, échanges fluidifiés… un VMS est donc finalement un outil qui offre de nombreux avantages pour les entreprises dont les achats de prestations intellectuelles sont importants. C’est un outil qui permet aux acheteurs de se concentrer sur le volet stratégique, d’apporter plus de valeur ajoutée aux métiers, et de jouer un véritable rôle de business partners.
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