Réussir l’onboarding de son freelance ou consultant
1. En amont de la mission
Avant même que l’expert n’arrive, il existe plusieurs étapes pour optimiser ses premiers pas dans l’entreprise.
- En premier lieu, il est important de maintenir la communication démarrée au moment de la validation de la mission et l’arrivée du freelance. N’hésitez pas à envoyer un rapide message ou un court email dans lequel vous prenez de ses nouvelles et reprécisez les informations à retenir pour le premier jour (horaire d’arrivée, conditions d’accès, contact du référent…) De cette façon, vous limitez les risques que l’expert vous fasse faux bon.
- S’assurer que le matériel soit déjà arrivé au début de la mission est un impératif. Pour faire une bonne impression dès le premier jour, organisez-vous de manière à ce que l’ordinateur soit prêt à l’emploi, que le badge ou tout autre élément indispensable au bon déroulé de la mission soit mis à disposition à temps. Si vous vous rendez compte que ces éléments ne pourront pas être prêts à temps, n’hésitez pas à reculer la date de démarrage. Le freelance pourra ainsi entrer dans le vif du sujet de sa mission dès ses premières heures.
- De même, les parties prenantes de la mission doivent être informées de l’arrivée de l’expert. Pour que l’expert se sente accueilli et rapidement à l’aise, il est essentiel que les collaborateurs qui travailleront sur le même projet que lui connaissent sa mission, ses compétences et sur quels sujets il va intervenir. Les échanges n’en seront que plus fluidifiés le premier jour.
- Enfin, fixer des moments de formation et de présentation dans l’agenda du nouvel arrivé sera tout aussi apprécié par le concerné. Grâce à ces créneaux bloqués, vous vous assurez que votre expert ne négligera pas l’étape importante de la découverte du projet et de son historique ainsi que celle de la présentation en bonne et due forme avec le reste de l’équipe. Cela est d’autant plus important quand toute l’équipe ne travaille pas depuis le même pays et donc que les échanges en face à face ne seront pas possibles. Un moment peut aussi être dégagé pour lui faire comprendre l’écosystème de l’entreprise et sa culture. Cela ne manquera pas de favoriser son intégration.
2. Le premier jour
Le premier jour est un moment crucial de l’onboarding. Rien n’est à laisser au hasard pour que l’expert se sente le bienvenu.
- Pour cette raison, il est toujours mieux de proposer à l’expert de venir sur site le premier jour. Cela vous permettra d’assurer le bon suivi son onboarding et de répondre à toutes les interrogations qu’il pourrait avoir.
- Dans la même logique, faites en sorte que vous et les autres référents de l’expert soyez bien présents pour son premier jour. Une absence de votre part est inenvisageable pour un moment aussi crucial de son onboarding car elle est susceptible de renvoyer une mauvaise image.
- Vous pouvez également proposer à votre freelance de faire un tour des bureaux pour que chacun ait l’occasion de se présenter à lui et de lui souhaiter la bienvenue.
- Libre à vous de préparer un Welcome pack au nouvel arrivé, comme quelques goodies de l’entreprise, en plus des habituelles fournitures de bureau. C’est une attention qui le touchera et qui lui montrera que vous le considérez au même titre que les autres collaborateurs internes. D’autres initiatives peuvent renforcer cette action : lui faire bénéficier des mêmes avantages que les équipes internes comme l’accès à une cantine ou au parking de l’entreprise. Cela sera d’autant plus apprécié que c’est encore rare !
- Si la mission se passe sur site, le bureau que vous choisirez pour votre freelance dit aussi beaucoup sur son niveau de considération. Ne lui reléguez pas une place dans le coin d’un openspace, à l’écart, mais sélectionnez plutôt un emplacement non loin du vôtre pour qu’il puisse s’adresser à vous quand il le désire et qu’il se sente intégré à ceux avec qui il travaille.
Réussir l’offboarding de son freelance ou consultant
L’offboarding est aussi important que l’onboarding puisqu’il joue sur le souvenir que gardera l’expert de l’entreprise. Il est donc primordial de soigner aussi bien les derniers jours que les premiers.
1. Les dernières semaines de la mission
- La première chose à anticiper lorsque le dernier jour du contrat approche est la visibilité sur la suite de la mission. L’expert appréciera toujours connaître en avance les possibilités qui s’offrent à lui, en fin du projet. Pour le cas où il n’y aurait pas de suite envisageable, cela lui permettra de prospecter pour mieux poursuivre au sein d’une autre entreprise. Vous pouvez d’ailleurs lui proposer de réduire le préavis s’il trouve une autre mission avec une date de démarrage rapide. On estime que le délai idéal pour prévenir d’une suite possible de mission est d’un mois en avance environ.
- Veillez à ce qu’une bonne documentation soit établie avant que votre expert ne parte car c’est la condition sine qua non pour une bonne passation avec un éventuel prochain indépendant. Si la transmission d’informations est réussie (particulièrement dans les métiers de la tech), les prochains commenceront leur mission beaucoup plus facilement. La formalisation du travail accompli est également importante pour que l’entreprise puisse s’en sortir après le départ de l’expert. Un bon historique permet invariablement de gagner en indépendance pour celui en charge du sujet.
2. Les derniers jours de la mission
- Afin de montrer tout votre intérêt à votre expert, vous pouvez prévoir un point bilan. Bien que cette pratique soit encore peu courante pour un indépendant, elle est profitable pour les deux parties. Ce sera l’occasion de voir si les livrables ont été respectés, d’établir ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré, du côté de l’expert comme du vôtre.
- Quelques jours avant, n’oubliez pas d’indiquer la marche à suivre pour rendre le matériel. Il faudra notamment transmettre la date limite et le lieu.
- Le Jour-J, ne négligez pas le pot de départ de votre indépendant. Il sera sans aucun doute touché qu’on lui donne l’opportunité de dire au revoir aux collaborateurs qu’il a fréquentés pendant quelques mois ou plus. Ce sera également une façon pour vous d’informer clairement les équipes de la fin de mission. Même lorsque la mission est terminée, ne vous privez pas de convier l’indépendant à des évènements d’entreprise, particulièrement lorsqu’ils touchent au projet sur lequel il a travaillé. Cela ne pourra qu’être apprécié !
3. Après la fin du contrat
L’offboarding continue après le dernier jour de mission : de son bon déroulement découle la fluidité de la passation avec le prochain indépendant et la bonne continuation de votre expert !
- Sur de nombreuses plateformes comme LittleBig Connection, le freelance a la possibilité d’être noté. En fin de mission, prenez le temps d’apporter votre évaluation à votre expert avec un commentaire précis et qualitatif. Si vous avez été satisfait, cela lui permettra d’attirer plus de clients et de remonter dans les recherches, ce qui lui sera très précieux.
- Dans le même but, vous pouvez aussi écrire pour votre expert une lettre de recommandation, évaluer ses compétences sur LinkedIn, ou encore lui donner l’autorisation de transmettre vos contacts si un employeur souhaite en savoir plus sur son travail.
Si l’onboarding et l’offboarding ne sont pas des étapes de la mission à négliger, c’est aussi parce que la bonne réputation de votre entreprise en dépend. Il ne faut pas oublier que les indépendants forment un réseau qui se conseille et se recommande des clients en fonction de leur expérience. Si un lancement de mission est bâclé et que la fin laisse un goût amer à l’expert, il ne manquera pas de le souligner même si tout le déroulé du projet était satisfaisant. LittleBig Connection peut vous aider dans ces moments cruciaux en assurant un suivi et en servant d’intermédiaire afin de soigner chaque étape
