Phase 1 : L’introduction à la digitalisation
Pour se lancer dans la digitalisation de ses achats de prestations intellectuelles, la première étape consiste à envisager la mise en place d’un Vendor Management System (VMS). Cet outil favorise une gestion plus structurée et centralisée des achats.
Cependant, cette introduction à la digitalisation révèle rapidement des limites. Bien qu’efficace pour les achats de prestations intellectuelles, le VMS agit souvent en silo. En effet, sans interfaçage, il ne communique pas efficacement avec les autres systèmes d’informations internes tels que l’ERP (Enterprise Resource Planning) ou le module d’e-procurement, ce qui ne manque pas d’engendrer une plus grande part administrative, ajoutant des tâches manuelles supplémentaires. En bref, un VMS sans interface est un bon début mais reste une option facilement améliorable.
Phase 2 : L’implémentation complète et ses défis
L’entreprise franchit un pas supplémentaire en mettant en place une solution d’achats de prestations intellectuelles plus sophistiquée et complète. Cette solution, tout-en-un, promet de gérer l’intégralité du processus Source-to-Pay, offrant une visibilité accrue et libérant du temps pour des tâches à forte valeur ajoutée.
Toutefois, cette avancée n’est pas sans obstacles. L’autonomie du VMS peut générer des frictions internes, nécessitant parfois des actions en doublon. La non-intégration avec les systèmes d’informations internes implique ainsi une réconciliation fastidieuse des données pour les acheteurs, bien qu’elle représente une avancée.
Phase 3 : L’intégration au Système d’Information de l’entreprise
Pour surmonter ces défis, l’entreprise se tourne vers l’intégration. Il s’agit ici de connecter le VMS au système d’information global de l’entreprise. Pour y parvenir, on a recours à des Application Programming Interface (API), des interfaces permettant à des applications de communiquer entre elles. Leur but est d’assurer une synchronisation automatique des données entre les différents systèmes.
Une fois cette intégration réalisée, le prescripteur IT recherchant une compétence effectue tout son processus de sélection et de suivi directement sur le VMS. Il n’a ainsi plus besoin d’utiliser le module d’e-procurement – dont il se servait auparavant manuellement – pour générer une demande d’achat ou obtenir son bon de commande. Tout est automatiquement complété de manière transparente.
L’intégration entre une solution VMS et un outil d’e-procurement facilite la gestion des achats de prestations intellectuelles de différentes manières. Par exemple, l’interfaçage limite les erreurs qui peuvent être réalisées lors de l’harmonisation des données d’un outil à l’autre. Il permet également de fixer des KPI plus précis et de les suivre au jour le jour. Les avantages sont donc nombreux !
Pour aller encore plus loin, LittleBig Connection dispose d’API ouvertes et des équipes techniques dédiées afin d’envisager tout type d’intégration assurant un système d’information uniformisé. Cela permet notamment :
– L’automatisation des demandes d’achats et de la récupération de bon de commande directement dans LittleBig Rise (PR/PO)
– La synchronisation des Comptes Rendus d’Activités (CRA) avec d’autres outils de Timesheeting
– L’alimentation en temps réel des solutions de Data Visualisation du client (type Power BI, Tableau…) avec la donnée récoltée par LittleBig Connection.
Phase 4 : Vers l’avènement du Total Workforce Management ?
La dernière étape de cette évolution digitale serait l’adoption de la vision globale du Total Workforce Management, cette méthode de travail flexible et agile priorisant les compétences aux statuts. D’un point de vue technique, suivre cette approche aboutirait à la fusion du VMS et du Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) pour une gestion holistique de la main-d’œuvre, au profit de la compétence plutôt que du contrat.
Si cette phase est réalisée, elle représente un changement majeur dans la gestion des ressources humaines et des achats, positionnant l’entreprise pour une optimisation maximale de ses opérations.
En conclusion, l’implémentation progressive d’une solution d’achats de prestations intellectuelles illustre l’évolution constante des pratiques commerciales. Chaque phase de cette transition digitale apporte son lot de défis et d’opportunités. Les entreprises doivent naviguer avec agilité, en tirant parti des avancées technologiques pour optimiser leurs processus et rester compétitives sur le marché en constante évolution.
Si vous souhaitez vous lancer dans l’optimisation de vos achats de prestations intellectuelles, n’hésitez pas à faire appel à LittleBig Connection, spécialiste du sujet.
