Pourquoi un module dédié aux achats au forfait ?
En théorie, les achats de prestations intellectuelles au forfait offrent une gestion plus précise des budgets et des livrables. Mais la réalité est toute autre à cause pour les raisons suivantes.
Pour élaborer les appels d’offres
Lors d’une prestation au forfait, la définition du périmètre de la prestation est cruciale. Pour cela, une attention particulière doit être portée à l’anticipation des livrables, des jalons et des attentes pour éviter les dérives. Sans ce cadre précis, les projets peuvent aboutir à des retards ou des dépassements de budget via des avenants au contrat initial. De plus, il peut être difficile d’identifier tous les fournisseurs pertinents pour l’appel d’offres, en raison du manque d’un catalogue établi sur la base d’un historique de données consolidé.
Pour assurer une communication parfaite
Les contrats au forfait impliquent souvent le partage d’informations et des échanges autour de spécifications sensibles. Une mauvaise communication peut mener à des oublis qui se transformeront en retards, en dépassements de budgets, ou à la sélection d’un fournisseur qui n’est pas optimal pour la prestation. De plus, sans cadre précis, un risque de conformité pèse sur les données partagées dans les échanges avec les fournisseurs.
Pour comparer et sélectionner les meilleures réponses aux appels d’offres
Les propositions des prestataires peuvent arriver sous des formats variés et avec des vocabulaires différents. Il devient alors difficile de les comparer sur un même pied d’égalité. Les acheteurs de prestations intellectuelles se confrontent donc à un double problème pour choisir le bon prestataire. L’opacité d’abord, puis une perte de temps pour analyser chaque proposition.
Comment notre module au forfait révolutionne vos achats de prestations intellectuelles ?
L’utilisation de notre plateforme simplifie les achats de prestations intellectuelles qu’ils soient en régie ou au forfait. Elle vous permet de piloter tous vos contrats en un seul endroit, avec une vision claire et un contrôle total. Cette centralisation de tous les types d’appel d’offres repose sur 5 éléments clés.
Un pilotage collaboratif
Une prestation au forfait sollicite au moins trois parties prenantes et cela pose des difficultés en termes de communication et de suivi de projet. Certaines informations tardent à être transmises, et des délais d’attente sont causés par le manque de transparence. Notre module de forfait rassemble les acheteurs de prestations intellectuelles, les équipes opérationnelles et les prestataires sur une plateforme unique. Chaque équipe est alors autonome et les projets sont plus fluides.
Une centralisation complète du dossier d’appel d’offres
Plus besoin de multiplier les outils : notre plateforme vous permet de gérer tous vos achats, qu’ils soient en régie, au forfait ou en régie forfaitisée, directement depuis votre interface. Pour les prestations au forfait, les informations sont centralisées. Un seul espace permet d’accéder aux livrables, jalons, contrats et pièces jointes. Les équipes gagnent alors un temps considérable et peuvent suivre avec précision le déroulement des prestations.
Une gestion intelligente des jalons
En fonction de l’émetteur de l’appel d’offres et de la prestation souhaitée, ce dernier peut nécessiter un paramétrage spécifique. Certaines prestations peuvent être réalisées en « one-shot », sans jalons, tandis que d’autres suivront des étapes bien précises, souvent définies par un chef de projet en interne. Enfin, pour encore plus de flexibilité, il est possible de laisser les prestataires proposer des jalons pour évaluer leur capacité à structurer la prestation et la manière dont ils anticipent les délais.
Une communication plus fluide
Lors d’un appel d’offres pour une prestation au forfait, plusieurs échanges sont nécessaires pour choisir le bon prestataire. Pour éviter les biais et garantir un traitement équitable des réponses, notre plateforme fournit une messagerie intégrée et un système de questions-réponses anonymisées. Les informations sensibles pouvant être partagées dans l’appel d’offres ou dans les échanges sont maintenues confidentielles grâce à des clauses personnalisables (confidentialité…). Ainsi, avant d’accéder aux détails du projet, les fournisseurs doivent accepter ces conditions, ce qui garantit une protection juridique.
Plus de retard, plus d’incertitude
L’émission d’un appel d’offres se confronte souvent à des réponses qui tardent à être récupérées et centralisées. C’est pourquoi chaque appel d’offres fait l’objet de rappels automatisées aux prestataires sollicités. Les réponses tardives sont aussi annotées. Enfin, une fois les réponses reçues, notre module fournit une vue globale de toutes les réponses, dans un format standardisé pour une analyse plus rapide. En fonction de vos critères favoris, il est possible d’identifier les meilleures réponses en un bref aperçu.
Une vision du forfait ambitieuse pour toujours plus d’efficacité
Nous voulons aller plus loin pour simplifier la gestion des appels d’offres au forfait. Nous continuons d’innover pour simplifier et accélérer vos processus. Cela passera par de nouvelles fonctionnalités, qui viendront compléter le module actuel par itérations :
- Une compréhension plus fine des réponses aux appels d’offres grâce à une présentation ergonomique et intuitive.
- L’optimisation des processus internes avec la mise en place de workflows de validation personnalisés pour votre entreprise
- L’amélioration de la vitesse de décision grâce à l’IA qui vous aidera à comparer les réponses à chacun de vos appels d’offres.
Une solution développée en co-construction avec nos clients
Pour que notre module soit au plus proche des besoins des acheteurs de prestations intellectuelles, il a été développé en partenariat avec plusieurs entreprises. Notre module au forfait a été pensé avec et pour les acheteurs. Nous avons travaillé main dans la main avec nos utilisateurs pour proposer un outil intuitif, performant et aligné avec leurs besoins concrets. Cette méthodologie de co-construction est d’ailleurs dans l’ADN de notre vision produit.
Vous souhaitez implémenter le module de forfait ? Nous pouvons vous aider à le paramétrer pour centraliser, piloter et gérer tous vos projets ! Contactez votre Customer Success Manager, ou bien écrivez-nous à : support@littlebigconnection.com
