Achats de prestations intellectuelles : des KPIs nécessaires, mais difficiles à définir
Dans le cadre des Achats de Prestations Intellectuelles (PI), il est essentiel de sélectionner des KPIs spécifiques, notamment face aux défis de la pénurie d’experts dans certains métiers clés. La qualité de ces prestations repose sur des compétences intangibles, comme le savoir-faire et l’expérience, pouvant rendre leur évaluation complexe.
Comment choisir ses KPIs pour piloter efficacement les achats de prestations intellectuelles ?
Pour bien choisir vos KPIs, commencez par aligner vos indicateurs avec les grandes orientations de votre stratégie d’achats de PI.
Après de nombreux échanges avec nos clients, nous avons défini deux grandes catégories de KPIs : la performance des achats et celle des prestataires
Mesurer la performance des achats
Si l’aspect financier et le suivi des coûts sont souvent les KPIs les plus attendus, il est aussi pertinent d’analyser les indicateurs opérationnels. Voici quelques exemples pour chaque catégorie :
- Dépenses engagées : Suivez l’évolution de vos dépenses sur une période définie.
- Temps moyen de sélection : Mesurez l’efficacité de votre processus de sourcing en calculant le temps moyen entre la publication de l’appel d’offres et la création du bon de commande.
- Économies de mise en concurrence : Contrôlez le pourcentage d’économies réalisées en comparant les prix moyens des propositions aux montants finaux des bons de commande.
- TJM par profil et localisation : Obtenez le « bon tarif » plutôt que le plus bas. Des grilles de tarifs, par compétences et niveaux d’expérience, aident à attirer les bons partenaires avec des tarifs compétitifs. Prenez en compte la localisation, car les prix varient entre l’Île-de-France, les régions, le nearshore (comme le Portugal et l’Espagne) et l’offshore (l’Inde).
- Répartition des besoins par compétence : Suivez les catégories d’expertises les plus recherchées afin d’adapter la constitution de votre panel avec les prestataires les plus adaptés.
Mesurer la performance de vos prestataires
Au-delà de la performance globale des achats, celle des prestataires constituant votre panel est aussi clé. On vous partage quelques indicateurs à suivre liés à la qualité :
- Taux de réponse : Analysez l’engagement de votre panel par rapport à vos besoins.
- Conversion des propositions : Mesurez le taux de succès de chaque prestataire en suivant le nombre d’appels d’offres remportés.
- Raisons de non-sélection : Identifiez les principales raisons de rejet des propositions afin d’optimiser votre panel.
De plus en plus d’entreprises intègrent aussi des critères de durabilité dans leurs achats de prestations intellectuelles, tels que l’empreinte carbone et l’engagement en matière d’inclusion et de diversité. Dans ce cas, il est pertinent de prendre en compte le pourcentage de prestataires avec des certifications spécifiques, ce que vous pouvez suivre sur la plateforme LittleBig Connection grâce aux statuts handicap et éco-certifié.
Il est également possible d’établir une évaluation (scoring) des fournisseurs à travers un score unique, calculé à partir de différents critères comme ceux cités ci-dessus, pondérés et assemblés.
Le module de KPIs de LittleBig Connection vous réconcilie avec les reportings
Notre VMS, LittleBig Rise, vous propose une solution de reporting complète et intuitive pour optimiser la gestion de vos achats de prestations intellectuelles.
Notre plateforme met à votre disposition trois outils principaux et complémentaires :
- Le module de reporting vous permet de suivre la performance de vos achats et de vos prestataires grâce à une visualisation claire et instantanée des données essentielles. Il facilite la prise de décision en permettant de suivre chaque entité individuellement ou de manière agrégée, tout en fournissant des éléments de comparaison avec les périodes précédentes pour évaluer simplement l’évolution des métriques. Les graphiques visuels, notamment les entonnoirs, aident à partager les données en interne de manière efficace et compréhensible.
- L’export de données : Pour des analyses plus personnalisées, notre export en format Excel vous fournit un grand volume de données brutes. Cela vous permet de les combiner avec vos informations et d’appliquer vos méthodes de calcul spécifiques. De plus, vous bénéficiez de l’accompagnement personnalisé d’un Customer Success Manager dédié.
- L’API : facilite l’intégration de ces données dans vos outils internes.
Contactez-nous pour découvrir comment optimiser votre stratégie achats avec des reportings fiables et simples.
