Les étapes préalables à la facturation : le devis et le contrat freelance
Établir un devis ou un contrat freelance permet de bien définir les conditions de réalisation et de paiement de la prestation de services. Il remplace les conditions générales de vente (CVG), utilisées par les commerçants ou les entrepreneurs qui vendent des services sur étagères (comme de la formation en ligne par exemple). Le devis, aussi appelé facture pro-forma, n’est obligatoire que pour les prestations de services qui dépassent les 1500 euros TTC. Mais cette étape est fortement recommandée quel que soit le montant de la transaction. Pas de surprise au moment de la facturation ! La facture sera envoyée en fin de mission pour clôturer la collaboration et enclencher le paiement.
Faut-il facturer du temps ou des services quand on est freelance ?
Comment facturer ses services en tant que freelance ? Cette question doit être tranchée dès l’élaboration de la proposition commerciale. Il existe deux méthodes de facturation utilisées par les freelances. Voici leurs spécificités.
La méthode de facturation au livrable
La première manière de faire une facture quand on est freelance est d’établir une tarification au forfait. Cela signifie que vous avez packagé une prestation, à laquelle vous attribuez un prix (la grille tarifaire). Par exemple, un rédacteur web pourra facturer au texte, au mot ou au feuillet. Si vous êtes développeur informatique, vous pouvez facturer la création d’un site web au forfait. Pour un consultant, la facturation au forfait permet d’associer une offre commerciale à la réalisation de livrables. Dans ce cas, vous ne facturez pas votre temps, mais votre production finale.
La méthode de facturation au TJM
Il existe une autre méthode pour faire une facture quand on est freelance. Elle consiste à facturer son temps de travail à partir d’un taux journalier moyen. Dans ce cas, votre facturation devra faire apparaître clairement le temps de travail que vous allez allouer à la mission, ainsi que votre taux horaire ou tarif à la journée.
Quand envoyer sa facture freelance ?
En principe, la loi vous oblige à envoyer votre facture freelance au plus tard 15 jours après l’exécution de la prestation. Dans la pratique, vous devez vérifier auprès de votre client que celui-ci considère bien que la mission est validée et terminer avant d’émettre la facture.
Bon à savoir : Il n’est pas possible de modifier ou de supprimer une facture après son émission. Si vous devez annuler une facture émise, vous devez éditer un avoir. C’est ce document qui permettra de prouver l’annulation de votre facture dans les écritures comptables.
Les bonnes pratiques (et obligations légales) pour éditer une facture quand on est freelance
Bien maîtriser son processus de facturation ne suffit pas pour savoir faire une facture dans les règles de l’art quand on est freelance. Il faut également respecter les obligations juridiques liées à l’édition et l’émission de ces pièces comptables justificative. Voici les incontournables :
- Le numéro de la facture
- la date de la facture
- les coordonnées et numéro SIREN du prestataire de services
- les coordonnées et numéro SIREN du client
- La nature de la prestation
- le prix unitaire de la prestation HT et TTC
- le nombre de prestations (unités)
- le prix total HT et TTC
Les points complémentaires à mentionner sur la facture selon le régime juridique du freelance
Vous êtes immatriculé en tant que société ? Vous devez également faire apparaître votre forme juridique et votre capital social sur la quittance. Le décret n° 2022-725 du 28 avril 2022 oblige également tout entrepreneur individuel à indiquer la mention “ EI” ou “Entreprise individuelle” sur ses factures.
Vous bénéficiez du régime micro-entreprise simplifié et êtes exonéré de la collecte de la TVA ? Ajoutez la mention “TVA non applicable-article 293 B du CGI (Code général des impôts)” en bas de votre facture.
Le casse-tête de la numérotation des factures quand on est freelance
Bien numéroter ses factures en tant qu’indépendant est essentiel. En France, chaque facture doit pouvoir être associée à un numéro unique. En cas de contrôle fiscal, vous devez pouvoir prouver qu’il n’y a pas de “trous dans la raquette” entre deux factures. Vous devez donc numéroter dans un ordre chronologique chacune de vos factures, et ne pas changer de numérotation durant la même année fiscale.
Les freelances sont souvent confrontées à la coexistence de plusieurs systèmes de facturation. Si vous travaillez sur une plateforme pour freelances, vous serez sans doute amené à utiliser leur propre système de numérotation. Pas d’inquiétudes : l’administration fiscale les considérera comme une série numérique distincte. Vous devez cependant vous assurer de les archiver correctement.
Le passage d’une facturation manuelle à une facturation automatisée, ou un changement de logiciel de facturation peuvent aussi justifier un changement de numérotation de factures en cours d’année fiscale.
Les avantages d’un logiciel de facturation pour freelances
Faire une facture quand on est freelance implique aussi de suivre et classifier correctement ces documents légaux. En leur qualité de pièces comptables, celle-ci doivent être conservées pendant dix ans. Si vous réalisez l’archivage manuellement, cela peut devenir un véritable sacerdoce ! Investir dans un logiciel de facturation pour freelances offre de nombreux avantages. Parmi eux :
- La création d’un système de numérotation automatique ;
- La vérification assistée des mentions obligatoires à intégrer ;
- L’implémentation automatique des devis en factures ;
- L’envoi automatisés de factures aux clients dans le respect des procédures de la facturation électronique ;
- Le suivi des paiements, via une interface avec vos comptes bancaires ;
- Les relances automatisées.
Adepte du classement papier ? Préparez-vous à changer vos habitudes. La facturation par voie électronique sera obligatoire pour toutes les transactions initiées entre assujettis à la TVA, entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026. Les freelances non assujettis à la TVA ne sont pas concernés pour le moment.
