Définition : qu’est-ce que le processus source-to-pay ?
Le Source-to-Pay (S2P) est un processus couvrant plusieurs étapes essentielles de la gestion des achats et des dépenses d’une entreprise. Il débute par le sourcing, se poursuit avec la contractualisation et le suivi des prestations, et se conclut par le paiement et le pilotage des performances.
L’objectif principal du S2P est de créer une chaîne d’approvisionnement fluide et efficace, pour maximiser la valeur ajoutée et minimiser les coûts.
Quelle différence entre P2P et S2P ?
On entend aussi souvent parler du terme P2P(Procure-to-Pay). Dans les deux cas ils désignent des solutions destinées à optimiser le processus des achats.
- P2P : Se concentre sur les étapes postérieures à la commande fournisseur, améliorant l’efficacité des transactions et des paiements. Il représente le lien essentiel entre les fonctions Achats et la comptabilité fournisseurs. Le P2P est donc important pour l’efficacité opérationnelle des transactions et des paiements fournisseurs.
- S2P : Inclut toutes les étapes du P2P et étend ses fonctionnalités au sourcing. Cette extension permet une approche plus stratégique des processus d’achat, en se concentrant davantage sur la conformité et l’exécution des politiques en place, tout en promouvant des processus plus efficaces et une meilleure gestion des dépenses. Grâce aux outils S2P, les entreprises peuvent analyser les données collectées pour obtenir une visibilité complète sur leurs processus et leurs relations fournisseurs.
Quelles sont les étapes du Source-to-Pay ?
- Sourcing : identification, évaluation et sélection des prestataires les plus adaptés aux besoins de l’entreprise.
- Contractualisation : négociation et formalisation des contrats avec les prestataires. Cette étape permet de définir clairement les conditions d’engagement, les responsabilités et les attentes des deux parties.
- Suivi des prestations : assurer que la prestation est effectuée conformément aux termes du contrat et répond aux exigences de l’entreprise.
- Paiement : validation des temps de travail et paiements.
- Pilotage : analyse des données d’achat et des performances des fournisseurs.
Source-to-Pay : le cas spécifique des achats de prestations intellectuelles
Les achats de prestations intellectuelles se distinguent des achats de matériels ou de marchandises par leur nature intangible, reposant sur des compétences telles que le savoir-faire et l’expérience. Cette spécificité rend leur gestion et leur évaluation plus complexes.
Dans ce contexte, l’optimisation du processus Source-to-Pay grâce à des solutions informatiques offre aux entreprises des solutions pour relever ces défis. Elles améliorent la traçabilité, la transparence et la communication interne, tout en permettant une évaluation plus précise des compétences et des performances des prestataires.
Optimiser son processus source-to-pay grâce à une solution Vendor System Management (VMS)
L’utilisation d’un VMS pour optimiser le cycle source-to-pay permet de relever deux défis majeurs pour les départements Achats :
- La gestion de la relation fournisseurs
Ce processus permet à une organisation d’identifier ses fournisseurs clés et de développer des stratégies pour établir des relations durables, équilibrées et profitables. Cela inclut l’identification des fournisseurs stratégiques et la gestion du panel, le maintien de relations positives et l’optimisation des interactions.
- L’autonomie des opérationnels :
Acheteurs et opérationnels forment une alliance essentielle mais parfois complexe. Un VMS permet de créer un cadre de travail. Les opérationnels peuvent l’utiliser de manière autonome et contrôlée, garantissant ainsi la sécurité et l’efficacité des processus.
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